Polish Genealogical Society of America Members Log in/Log out
 
   
   
 

     
 
Header Left  Polish Letter Writing Guide Header Right
 
 

Polish genealogical research often requires writing to Poland for information. This is especially true when the Genealogical Library does not have records for the locality where your ancestor lived or when the microfilmed records at the library do not cover the time period you need.

In order to get information from local parishes, you must write directly to the parish. When writing to local parishes, it is best to write in Polish. All Polish state archives can be reached by writing in English to the Directorate of State Archives. You can also get information from local civil records offices by writing in English to the Directorate of State Archives. The Directorate will forward your request. If you wish to write directly to the local civil records office, you should write in Polish.

If you need to write a letter in Polish, use this Letter-Writing Guide. Read the sentences in English and choose those that best express what you want to say. Be sure your sentences are consistent and fit logically together. It is best not to ask for too much at once (one or two items, particularly in your first letter). Be sure to give your own return address.

How to address your letter

Local parish: Catholic: Parafia Rzymsko-Katolicka
  Orthodox: Parafia Prawosławna
  Lutheran: Parafia Ewangelicko-Augsburska
  [Post Code*] [Town], woj. [Province**]
  POLAND

Local Civil Records Office Urząd Stanu Cywilnego
  [Post Code*] [Town], woj. [Province**]
  POLAND

* Use the Post Code (ZIP) if you have it; otherwise make sure that you include the województwo [Province].
The Post Code can be obtained from the Oficjalny Spis Pocztowych Numerów Adresowych.

**To determine the Province [województwo] use the latest administration map of the Polish Republic.

Examples: Parafia Rzymsko-Katolicka
or
Parafia Rzymsko-Katolicka
  36-140 Sokołów Małopolska   Sokołów Małopolska
  POLAND   woj. Rzeszów
      POLAND

Remember, if you address your letter to a parish or local records office, you must write the letter in Polish.

Directorate of State Archives: Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
  ul. Długa 6, skr. poczt. 1005
  00-950 Warszawa
  POLAND

You may write in English to the Directorate of State Archives and your request will be forwarded to the appropriate local civil records office.

How to send Money

This Letter-Writing Guide includes several sentences regarding payment or the sending of money. When writing to the Directorate ot State Archives or to the local civil records office do not send money. They will bill you for their services which can be quite expensive. When writing to a local parish you may send money, if you wish. A donation of $10 or $20 is appropriate. The safest way to send money is in the form of a New York bank draft which you can obtain at your local bank. Some researchers send cash. If you do not feel comfortable sending money through the mail you may indicate your desire to make a donation and ask how they would like to receive it. Money should not be sent to parishes as payment, but always as a donation.

GENEALOGICAL TERMS AND SENTENCES

1. Names of months: (Dates are written day-month-year e.g., 21. marca 1885 r.)

January stycznia May maja September września
February lutego June czerwca October października
March marca July lipca November listopada
April kwietnia August sierpnia December grudnia

 
2. Greetings: Dear Sir, Szanowny Pan, [Civil Records Official]
  Dear Father, Drogi Księże, [Catholic or Orthodox]
  Reverend Priest, Szanowny Księże [Catholic or Orthodox]
  Dear Pastor, Drogi Pastorze, [Protestant]


3. I live In the U.S.A., but my ancestry is from Poland and I would like to know more about my Polish ancestors.

Mieszkam w Stanach Zjednoczonych, i jestem polskiego pochodzenia. Chciałbym [chciałabym, if you are female] dowiedzieć się więcej o moich przodkach.

4. I am preparing a history of my ancestors in Poland and need information from your vital records.

Spisuję historię moich przodków z Polski i dlatego potrzebne mi są pewne dane z ksiąg metrykalnych.

5. The followiing individual is my ancestor who was born in Poland. I have given all the vital data about thls person that I have.

Następująca osoba, która urodziła się w Polsce, jest moim przodkiem. Podaję wszystkie dane jakie o niej posiadam.

6. The following individuals are my ancestors who were born in Poland. I have given all the vital data about them that I have.

Następujące osoby które urodziły się w Polsce są moimi przodkami. Podaję wszystkie dane jakie o nich posiadam.

7. Give as much pertinent information as possible. Use only those items below for which you can give accurate information relevant to what you are requesting. Do not give information about events which occurred after the ancestor left Poland.
name and surname: imię i nazwisko:
date of birth (approximate): data urodzenia (w przybliżeniu):
place of birth: miejsce urodzenia:
full name of father: imię i nazwisko ojca:
full maiden name of mother: imię i nazwisko panieńskie matki:
first name of mother: imię matki:
full name of husband: imię i nazwisko męża:
full maiden name of wife: imię i nazwisko panieńskie żony:
first name of wife: imię żony:
date of marriage: data ślubu:
place of marriage: miejsce ślubu
date of emigration: data emigracji:
religion: wyznanie:

Orthodox = prawosławne

Roman Catholic= rzymsko-katolickie

Jewish = żydowskie

Greek-Catholic = grecko-katolickie

 

Evangelical-Lutheran = ewangelickie


8. Please send me a complete extract of the birth or christening record (1) of this person. (2) of these persons.

Proszę o przesłanie mi pełnego odpisu świadectwa urodzenia lub chrztu (1 ) tej osoby. (2) tych osób.

9. Could you please check your birth records from (year) to (year) for the birth record of this person?

Proszę sprawdzić czy macie w aktach od roku (year)do roku (year), świadectwo urodzenia tej osoby.

10. Please send me a complete extract of the marriage record (1) of these persons. (2) of this person's parents.

Proszę o przesłanie mi pełnego odpisu świadectwa ślubu (1 ) tych osób. (2) rodziców tej osoby.

11. I would like to know more about the family of this person and if you would provide the names and birthdates of the brothers and sisters and an extract of the marriage record of the parents, I would be very grateful.

Interesuje mnie rodzina tej osoby i byłbym wdzięczny [byłabym wdzięczna if you are female] za podanie mi imion, nazwisk, oraz dat i miejsc urodzenia rodzeństwa, jak równiez przesłanie mi odpisu aktu ślubu rodziców.

12. I believe that (name) died in your area about (date). I would like a complete extract of the death record.

Myślę że (name) zmarł [zmarła, if it is a female who died] w Waszej okolicy około (date) roku. Proszę, o przesłanie mi pełnego odpisu aktu zgonu.

13. Could you please tell me what year your parish opened and the date when records are first available?

Chciałbym (chciałabym, if you are female) dowiedzieć się, kiedy parafia została założona a także od kiedy istnieją księgi parafialne?

14. If it is possible to receive photocopies of parish entries, I would be grateful.

Jeśli istnieje możliwość otrzymania kserokopii wpisów do tych ksiąg. To byłbym bardzo wdzięczny (byłabym bardzo wdzięczna, if you are female) za ich przesłanie.

15. If you do not have the necessary records, I request that you provide the address of the place where such records can be found.

Jeśli te akta nie są w Waszym posiadaniu to proszę o podanie mi adresu, gdzie się one znajdują.

16. Please let me know the cost for your help and how I can pay.

Proszę także o poinformowanie mnie, jakie są koszta Waszej pomocy i w jaki sposób mogę je uregulować.

17. Please let me know how I can make an offerlng to your parish in exchange for your help.

Proszę także o poinformowanie mnie, w jaki sposób mogę przesłać ofiarę pieniężną dla Waszej parafii by podziłkowac za okazaną mi pomoc.

18. I enclose $ (amount) as an offering for your parish.

Załączam (amount) dolarów jako ofiarę na Waszą parafię.

19. I need the information from the parish register of the Evangelical Lutheran parish in (Polish name of parish/town); in German, (German name of parish/town) I will be most grateful if you would inform me where the records of this Evangelical parish are presently to be found.

Potrzebne mi są dane z ksiąg metrykalnych ewangelickiej parafii w (Polish name of parish/town), po niemiecku (German name of parish/town). Będę bardzo wdzięczny [wdzięczna, if you are female] za podanie mi, gdzie można obecnie znależć ksiągi metrykalne tej parafii.

20. My ancestor was a Greek Catholic in (parish/town) . I would like to locate the christening and marriage records of the Greek-Catholic parish. Are these records available in your (1 ) parlsh office? (2) archive? Has an Orthodox church taken them? If the records are not avallable to you, could you provide the address where the records may be found?

Moj przodek był wyznania grecko-katolickiego w (parish/town) . Potrzebne mi są dane z aktów chrztu i ślubu grecko-katolickiej parafii. Czy są one dostępne w (1 ) Waszej parafii? (2) Waszym archiwum? Czy kościół prawosławny ma je w swoim posiadaniu? Jeśli nie ma tych akt w Waszej parafii, to czy mogę otrzymać adres, gdzie się one znajdują?

21. In order to prepare a history of my family, I need Information from the Jewish records of birth, marriage, and death from your community. If you know where such records were kept and where they are presently located, would you please inform me?

W celu uzupełnienia historii mojej rodziny, potrzebne mi są dane z żydowskich ksiąg urodzen, ślubów i zgonów z Waszej okolicy. Jeśli Państwo wiecie gdzie takie akta były spisane i gdzie się obecnie znajdują, to proszę uprzejmie o poinformowanie mnie o tym.

22. I would like to locate any relatives who may live in your town. My ancestor was (full name). He resided in (place of residence) before he left for America in (year) . If you know any persons of this name or relatives of the family, I would be grateful if you would give this letter to them so that they can contact me.

Pragnę znaleźć krewnych żyjących w Waszej miejscowości. Mój przodek nazywał się (full name) i mieszkał w (place of residence) przed swym wyjazdem do Ameryki w roku (year). Jeśli znacie Państwo ludzi o tym nazwisku lub ich krewnych, to proszę o przekazanie im tego listu, aby mogli oni się ze mną skontaktować.

23. I thank you in advance for your assistance.

Za wszelką pomoc w tej sprawie będę Państwu bardzo wdzięczny [wdzięczną, if you are female].

24. Closings: with regards, Z wyrazami szacunku,

respectfully, Z poważaniem,

25. My address:

Mój adres:

The following sentences may be used in writing follow-up letters.

26. Thank you for the information you have sent. It has helped me very much.

Dziękuję za informacje, które mi Państwo przesłaliście. Bardzo mi one pomogły.

27. I need fulther information about one of the indivlduals you mentioned in your letter. This is (name).

Potrzebne mi są dodatkowe dane o jednej z osób o której mi Państwo napisaliście. Jest to (name)
.
28. I have already received from you the following data about this person:

Już od Państwa otrzymałem [otrzymałam, if you are female] następujące dane o tej osobie: [see number 7]

The Genealogical Library.
Patron Aid, series C., No. 302
Apr85/DMSch

Copyright 1983, 1985 by Corporation of the President
of the Church of Jesus Christ of Latter-day Saints.
All Rights Reserved. Printed in USA

Updated by the Polish Genealogical Society of America - April 2003

Top of Page

 
   
   
 
 

Home | Directory | About Us | Membership | PGSA Store | Contact Us | Site Map
© 1978-2014 Polish Genealogical Society of America, All rights reserved.
Website questions: webmaster@pgsa.org